¿Qué abarca la función de fe pública prevista en el artículo 3.2 párrafo l) del R.D 28/2018, de 16 de marzo y a qué registros y archivos hace referencia? ¿a quién le corresponde el ejercicio de esa función en los municipios de gran población?
Respuesta:
Para la respuesta a esta cuestión deben hacerse estas dos consideraciones previas:
-Debe distinguirse entre registros y archivos temporales o departamentales y registros y archivos generales.
En este sentido, procede excluir de las funciones de fe pública de Secretaría las relativas a los posibles archivos o registros departamentales, es decir los que puedan llevarse en las áreas o departamentos. Muchas veces en éstos -con fines de organización y control de los expedientes y documentos- se llevan registros de los expedientes y documentos que se reciben en los mismos y/o archivo de éstos. Otra cosa es el registro electrónico general y el archivo electrónico de documentos de la Entidad Local respectiva.
-La organización de los servicios administrativos puede diferir enormemente entre una Entidad Local y otra, dependiendo sobre todo de la dimensión de la misma. No es lo mismo un Ayuntamiento de una población de 800 habitantes en el que probablemente el Secretario, sin dotación suficiente de personal, se encargue personal y directamente de todas las tareas que implica la tramitación, registro y archivo de toda la documentación municipal, que un Ayuntamiento de un municipio de gran población que normalmente tiene una amplia estructura administrativa con áreas, departamentos o unidades administrativas y dotadas de personal y técnicos cualificados, incluso para la llevanza del registro general y archivo electrónico indicados. Sin olvidar las atribuciones de los órganos de gobierno de la Corporación Local en materia de organización de los servicios administrativos.
Una vez hechas estas consideraciones y a la vista de que lo establecido en el párrafo l) del artículo 3.2 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, es que entre las funciones de fe pública cuya responsabilidad administrativa está reservada a funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, se encuentra la de “la superior dirección de los archivos y registros de la Entidad Local”, cabe señalar lo siguiente respondiendo a las cuestiones planteadas:
1º.- Los registros y archivos a que se refiere dicho precepto son los previstos en la legislación sobre procedimiento administrativo y régimen jurídico aplicable a las EELL.
En este sentido, además del Registro de Intereses de los miembros de la Corporación, el Inventario de Bienes de la Entidad Local y, en su caso, el Registro de Convenios (registros citados expresamente en el mismo artículo 3.2 del RD 128/2028), debe entenderse incluido por supuesto el Registro Electrónico General de la Entidad (del artículo 16 LPACAP y, en cuanto resulten compatibles con ésta, los artículos 151 a 162 del ROF).
Además, aquellos Registros que una norma sectorial o autonómica estableciesen como preceptivos en una Entidad Local. Así, por ejemplo, el Registro Municipal de Asociaciones Vecinales (del artículo 236 del ROF)
Por otra parte, en cuanto a los archivos, se refiere al archivo electrónico único de documentos que exige el artículo 17 de la LPACAP y cuyo régimen jurídico se regula en el artículo 46 de la LRJSP. Al archivo general que exista en una Entidad Local se refieren igualmente los artículos 16.1 y 179 ROF; cuyo archivo general de la Entidad debe entenderse incluido en el ámbito de los archivos a que se refiere el RD 128/2018
2º.- Debe tenerse en cuenta que la función de fé pública de Secretaría en relación a los registros y archivos mencionados en el apartado anterior es la de “superior dirección”.
Ello implica que -sin perjuicio de la estructura organizativa de la Entidad- lo que la norma ha querido reservar a un FHN es la superior dirección. En este sentido debe tenerse en cuenta el artículo 6 de la LRJSP, sobre el régimen de las instrucciones y órdenes de servicio; en virtud del cual los órganos administrativos podrán dirigir las actividades de sus órganos jerárquicamente dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio.
Por ello, independientemente de quien sea el empleado público o la unidad administrativa encargado directamente de la llevanza de los registros y archivos citados, al Secretario le corresponde en todo caso la superior dirección de tales funciones de fe pública, pudiendo dictar las instrucciones precisas al respecto.
3º.- Finalmente, en lo referente a los Municipios de Gran Población, conforme a lo establecido en su Disposición adicional cuarta del RD 128/2018 las funciones de fe pública se ejercerán en los términos establecidos en el título X de la LRBRL así como en la disposición adicional octava de la misma. Según el párrafo d) de esta última “Las funciones de fe pública de los actos y acuerdos de los órganos unipersonales y las demás funciones de fe pública, salvo aquellas que estén atribuidas al secretario general del Pleno, al concejal secretario de la Junta de Gobierno Local y al secretario del consejo de administración de las entidades públicas empresariales, serán ejercidas por el titular del órgano de apoyo al secretario de la Junta de Gobierno Local, sin perjuicio de que pueda delegar su ejercicio en otros funcionarios del ayuntamiento”. Por consiguiente, deben entenderse incluidas las funciones de fe pública referidas en los apartados 1º y 2º anteriores.
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